Editando tu comunicado de prensa para que lo publiquen los medios

Antes que todo, aclaro que no tengo formación de periodista, pero sucede que hace unas semanas acudí a un taller gratuito organizado por una ONG en Concepción, donde los expositores nos dieron buenos tips para elaborar comunicados con mayores probabilidades de ser publicados. En editando aunque somos un sitio modesto, solemos recibir buena cantidad de comunicados por lo que el tema no me era del todo desconocido y podía comparar aquellos correctos de los deficientes. Así que, siempre con el afán de compartir lo aprendido, luego del salto comparto mis notas y espero les sean de utilidad.

Les cuento antes que si bien es cierto la jornada aquella contó con tres expositores y de todos incluiré material, para esta publicación me basaré principalmente en la exposición del periodista Christian Leal ya que, muy al estilo de BioBio, fue enlistada como, los 10 errores de un mal comunicado [o algo así]. Vamos entonces:

1.- A quién y cómo enviar?

La recomendación primera es que tu comunicado sea enviado directamente al periodista a cargo del tema en cada medio. Por ejemplo, si tu comunicado corresponde al área cultura, no lo envíes al director, secretaria, periodista de tecnología, deportivo, etc. envíalo directamente al periodista de cultura en el medio. Parece obvio, pero se sorprenderían la cantidad de direcciones que se pueden encontrar en algunos correos. Conseguir el correo indicado no suele ser tan difícil. Comúnmente cada medio suele encabezar sus notas o columnas con el correo de quien redactó, por lo que sólo necesitas un par de minutos para revisar en Internet y listo.

A propósito de lo anterior, sobre la gran cantidad de direcciones que nos llegan a veces. Si es necesario incluir más de una dirección de correo, la recomendación es utilizar la función CCO [con copia oculta] como se ve en la imagen superior, de cada casilla de mail, primero para no vulnerar la privacidad de las personas y segundo para no tener un pergamino de correos lo que es visualmente muy molesto en algunos casos como este de abajo que por supuesto desenfoqué, mire:

En el Cómo Enviar, la recomendación es redactar tu texto y enviarlo en formato Word o PDF como adjunto, si ambos mejor. Por supuesto, sin errores ortográficos. La idea es siempre facilitarle al máximo el trabajo al profesional del periodismo, porque es flojo y le gusta copiar/pegar está siempre muy ocupado y con escaso tiempo, si tiene que hacer más de dos o 3 clicks probablemente no publique tu comunicado. Y eso corre también para nosotros, estamos siempre muy ocupados editando. 😀

2.- Aprovecha el asunto de tu correo:

El error más común de un asunto es titularlo como: «COMUNICADO». Automáticamente en nuestras mentes audiovisuales recurrimos al afamado meme de Nicolas Cage que dice: NO ME DIGAS!

Para que un asunto de correo sea efectivo, debe ser preciso, destacar en lo posible temporalidad y con fecha de caducidad si la tiene. Así el medio podrá ordenar y dar prioridad a aquello que sea más urgente y sobre todo saber si puede dejar tu publicación para aquel día en que aún no tiene nada agendado. Así tiene siempre una «cartita bajo la manga».

3.- Vende el tema en el mensaje:

El mensaje o cuerpo de tu correo, es donde debes apelar a la humanidad de quien recibe. Saludar en forma personal es siempre bueno. Algo como: Hola Editando, bla bla bla.

También acá se debe destacar la importancia de lo que están comunicando, evitando las formalidades excesivas y en NO más de 2 párrafos. Los periodistas están siempre muy ocupados ¿recuerdas?

4.- ¿Cuál es la noticia?

Cuando se realizan actividades, siempre creemos que a todo mundo debieran interesarle, pero la verdad no siempre es tan así, por lo tanto, antes de enviar tu correo, revisa y pregúntate:

¿Qué tiene de nuevo?

¿Por qué es importante?

A lo anterior siempre es bueno agregar algún factor emotivo. El tiempo de esfuerzo invertido, el factor social que tu actividad o emprendimiento involucra, al igual que en la TV, si tu historia me hace llorar, publicación segura.

¿Y si sólo quiero que aparezca mi marca pero no tengo una noticia importante que contar? Acá nos dan un truco sucio, convertir nuestro comunicado en una especie de «caballo de troya». Todos los medios agradecen el contenido original y de fácil adquisición, entonces si no tienes una «noticia», puedes redactar una nota de análisis, opinión, consejos prácticos como esta, anécdotas o una lista con esas 5 cosas que desconocías de la inmortalidad del cangrejo. Así tus probabilidades de ser publicado, sobre todo en ese momento en que el jefe presiona y no hay nada nuevo en la cabeza para redactar, aumentarán considerablemente. Sólo pon cuidado en una cosa, que tu contenido sea 100% original. Si al «googlearlo» encontramos que fue vilmente plagiado, copiado y pegado de otro sitio, olvídate de ser considerado, para siempre.

5.- Hacer todo el trabajo!

Volvemos a lo expuesto en el punto uno. El profesional del periodismo o encargado del medio está siempre, siempre muy ocupado, como para estar leyendo y arreglando vagos y extensos papiros digitales, por lo tanto, envía todo listo. Y cuando digo todo es TODO!

Comunicado redactado sin errores ni plagios, en formato Word y PDF. De preferencia haciendo uso de la pirámide invertida. Para quienes no somos periodistas, en esta imagen y el enlace se explica «for dummies».

Incluye material adicional para publicar. Imágenes en tamaño no superior a 400 kilos en el caso de medios digitales, en alta resolución en caso de medios impresos. Videos en caso de televisión y portales de internet. Cuñas de audio en caso de medios radiales.

Y como último pero no menos importante, evita los tecnicismos o jerga propia de la actividad que sólo tú manejas. Uno piensa que por ser el periodista a cargo va a entender todo lo que le escribas, pero no, muchas cosas simplemente las desconocerá y si debe perder tiempo utilizando wikipedia para traducir tu comunicado entonces, olvídate. Están siempre muy ocupados no lo olvides 🙂

6.- Incluye las fotos adecuadas:

Primero debes cuidar que la foto grafique explícitamente aquello que estás intentando te publiquen.

El ejemplo citado acá fue algo como esto: Un comunicado sobre la presentación en sociedad de la última pantalla 4K lanzada al mercado por «IRT», sin embargo, en las fotografías no vemos la pantalla sino a los gerentes, muy sonrientes dándose la mano por el nuevo modelo. ¿Y la pantalla?

En cuanto a la compresión, peso de las imágenes:

Para medios de Internet como este por ejemplo, lo ideal es que las fotografías tengan un peso cercano a los 100 KB, lo que no quiere decir tamaño pequeño. Una cosa es su resolución y otra el peso. Comúnmente esto va de la mano, pero siempre se puede apelar a algún truco. Por ejemplo con paint es muy sencillo cambiar el tamaño de una imagen y a la vez su peso, como te muestro a continuación:

La imagen que usaré para el ejemplo es un Meme de Obama, muy conocido. La original la tomé desde este enlace, si lo pinchas y luego la descargas te darás cuenta que está en formato .PNG, tiene una medida de 1920 x 1080 y un peso de 136 KB lo que en sí, «no es malo», pero puede ser todavía mejor.

El paso siguiente es abrirla usando la aplicación «Paint» que viene en todos los computadores que tienen windows como sistema operativo, [busca tu equivalente para mac o linux] y luego utilizar la opción «Cambiar Tamaño» que se encuentra en el menú superior. Allí configuras el nuevo tamaño que deseas para la imagen epresado en pixeles, en mi caso elegí 800 de ancho y «Aceptar». La imagen resultante, la guardamos en formato .JPG y así tendremos una imagen de tamaño decente y con un nuevo peso de sólo 43,8 KB. No Es Malo!

En el caso de medios impresos, siempre buscan imágenes en alta resolución, pero enviarlas insertas en tu mail puede causar correos demasiado pesados para los hostings corporativos, entonces la solución es alojarlas en servicios como Dropbox [descárgalo acá si todavía no lo tienes] y luego enviamos por correo sólo el enlace para su descarga. Lo mismo corre para los videos, puedes alojarlos para descarga posterior o subirlos a youtube y que el medio pueda tomarlos desde allí, así sólo envías enlaces y no pesados archivos por correo.

7.- Adaptarse al medio

No se trata de teoría evolutiva ni nada de eso, más bien tiene mucha relación con el punto anterior. Si el medio es impreso, recuerda enviar la redacción más imágenes en alta resolución. Si el medio es digital, redacción más imágenes, si radial, texto para lectura más audios para armar las cuñas correspondientes, si para TV, recuerda ofrecer imágenes en alta definición, en lo posible realizadas por un profesional como nosotros, a propósito ya vieron qué bonitos videos hacemos… y no por el amigo o sobrino youtuber que puede ser muy gracioso pero poco fino en sus realizaciones. Finalmente en medios como este que es un humilde blog audiovisual, agradecemos el trato personal y los agasajos como invitaciones a premier, entradas gratis, merchandising y todo aquello a lo que podamos acceder antes que los demás. Pruébenos!

8.- Eligiendo el mejor momento de envío:

Los tres periodistas coincidieron en que el mejor momento para enviar un comunicado era en la mañana. Generalmente los turnos comienzan a las 8 am, por lo que desde esa hora en adelante se comienza a revisar el correo, aquellos que hayan llegado durante la noche obviamente estarán mucho más abajo de aquellos que a las 8:01. Para saber esto no necesitamos ser superdotados no?

Cada medio tiene horarios en los que sus profesionales están más ocupados, ya sea porque están al aire, en caso de radio y TV, porque están a punto de cerrar edición como los impresos, o porque están desayunando/almorzando como en los digitales, por lo mismo, es bueno identificar estos horarios y evitarlos, como evitar también enviar un comunicado si sabes que en tu ciudad, país o el mundo, está ocurriendo un gran hecho noticioso que de seguro hará que tu texto pase más que inadvertido. Te aseguro que cuando fue el terremoto en 2010 a nadie le interesaba publicar sobre la fiesta del durazno pelado con patillas en Rengo. [capaz que exista y me llegue una demanda por burlarme de ella :P]

♥ Acá les dejaré un dato práctico que he probado y tengo la seguridad de que funciona perfecto tanto en Chrome como en Firefox. Se trata de «Rightinbox» una herramienta/aplicación que te permite programar el envío de tus correos electrónicos desde casillas GMAIL, en horarios en los que todos los audiovisuales estamos durmiendo la mona haciendo nuestros ejercicios matutinos. En el mismo sitio están las instrucciones para su instalación y uso, tiene planes pagados, pero el gratuito funciona perfecto para nuestras humildes necesidades.

Finalmente, se recomienda aprovechar también los fines de semana y festivos. ¿no se supone que la mayor parte no trabaja esos días? Efectivamente, pero por lo mismo, los que se quedan cubriendo turnos siempre agradecen tener algo fresco que publicar, sin tener que moverse de su escritorio.

9.- Reserva tu llamada de emergencia:

¿Enviaste tu correo pero pasan los días y nadie responde o publica? Los periodistas están siempre muy ocupados recuerda! por lo que si tienes un número personal y deseas llamar, procura que sea la última opción, sólo si es necesario e importante hacerlo, de lo contrario podrían sentirse acosados y eso no sería nada bueno.

10.- Vuelve a leer y revisar antes de enviar

Debido a que modifiqué el listado, me sobró un punto para hacer los 10 de la lista así que este corre por cuenta propia. Uno siempre cree haber escrito y adjuntado lo correcto, sin embargo, nunca está demás revisar, sobre todo errores ortográficos o sintácticos, que suelen ser muchas veces involuntarios. Que las imágenes estén donde deben estar, que los enlaces lleven donde deben llevar, que la dirección de destinatario sea la correcta, en fin, que todo esté en orden. Si lo hace dos veces antes de presionar enviar o publicar, de seguro encuentra algo que reparar antes.

Sé que deben haber más tips para un comunicado de prensa atractivo, tal vez tengas el tuyo propio, pero mientras los busco, seguro esta es una buena lista a seguir.

Por cierto si quiere enviarnos su comunicado puede hacerlo vía formulario de contacto o directamente al correo: contacto [arroba]editando [punto]cl.